UBK - Geschäftsprozessoptimierung

Geschäftsfelder > IT-orientierte Geschäftsprozessaufnahme und -optimierung

Projekte machen Menschen und nicht Systeme!

Miteinander sehen, miteinander reden, miteinander optimieren.

So lässt sich das Beratungsprinzip der UBK GmbH in einem Satz zusammenfassen. Um das Zusammenwirken einzelner Organisationseinheiten, deren Mitarbeiter und die dazu notwendigen Formulare, Dokumente und IT-Verfahren strukturiert analysieren und optimieren zu können, bedarf es der Mitwirkung aller Prozessbeteiligten. Hierzu wenden wir eine Software-gestützte Methodik an, die für alle Mitwirkenden sofort verständlich ist und hilft, schnell einen gemeinsamen Nenner über die Prozesse zu finden. Dabei geht es nicht nur um die Moderation von Workshops, sondern um die permanente aktuelle Dokumentation der Arbeitsergebnisse und deren Fortschreibung.

Organisation muss man sehen können!

Ein Besonderheit unserer Methodik ist die graphische Darstellung von Prozessen. Mit Hilfe unseres Analyse-Werkzeugs sind wir in der Lage, nicht nur die Funktionen eines Prozesses zu beschreiben, sondern gleichzeitig auch den Informationsfluss zwischen Organisationseinheiten vollständig zu erfassen.

Miteinander sehen, miteinander reden, miteinander optimieren

Eine umfassende Prozessanalyse stellt für das Unternehmen stets eine außerordentliche Belastung dar. Bedeutet es doch für die Mitarbeiter, neben ihrem Tagesgeschäft zusammen mit dem Berater die Prozesse aufzunehmen, Schwachstellen zu benennen und bereits über mögliche Lösungen nachzudenken.
Lässt sich eine Prozessanalyse nicht weniger belastend für die Organisation durchführen? Eine ehrliche Antwort: Nein. Die Mitwirkung der Mitarbeiter ist unabdingbar, soll neben der reinen Prozessbeschreibung auch das Expertenwissen um die Prozesse herum dokumentiert werden.

Dynamischen Fortschreibung der Organisation

Die erarbeiteten Ergebnisse stellen keine statische Momentaufnahme der Unternehmensprozesse dar, sondern die Basis einer dynamischen Fortschreibung. Das Analyse-Werkzeug, das wir verwenden, ist auf dem freien Markt verfügbar. Die große Mehrzahl unserer Kunden erwirbt dieses Werkzeug, um später Prozess-veränderungen eigenständig zu dokumentieren. Unser Service: Wir schulen Ihre Mitarbeiter bereits während der Prozessaufnahme in der Anwendung des Werkzeugs.

Mitarbeiter in die Entwicklung neuer Strukturen und Systeme einbringen

Die Mitwirkung der Mitarbeiter bereits während der Prozessanalyse hat einen weiteren, überaus wichtigen Grund: Die Akzeptanz der zukünftigen Organisation und der zukünftigen EDV-technischen Unterstützung!
Nur wenn die Mitarbeiter nicht nur das subjektive Gefühl haben, ernst genommen zu werden, sondern sich auch objektiv in die Entwicklung neuer Strukturen und Systeme einbringen können, wird die spätere Umsetzung erfolgreich sein.

Branchenerfahrung unserer Berater ist das A & O!

Bei aller Analyse-Technik und Anwendung modernster Werkzeuge: Es sind immer noch die Menschen, die ein Projekt zum Erfolg bringen. Und Menschen verfügen über Erfahrungen. Aber was nützt die Erfahrung in der Produktion von Spritzgussteilen, wenn es darum geht eine Lebensmittel-Herstellung zu optimieren? Deshalb ist es besonders wichtig, für ein Projekt den richtigen Berater, der nicht nur über die Methoden-Kompetenz, sondern über Branchen-Know-how verfügt, zum Einsatz zu bringen. Bevor wir ein Projekt beginnen, stellen wir Ihnen die Person(en) vor, die Ihr Projekt auch tatsächlich betreuen werden. So können Sie unsere Mitarbeiter bereits im Vorfeld auf Herz und Nieren prüfen.

Prozess – Funktion – Arbeitsschritt

Unser Werkzeug erlaubt es, die Funktionen direkt aus der Grafik heraus in einzelne Arbeitsschritte zu zerlegen. Um in der Optimierung die Unterstützung der einzelnen Vorgänge bis hin zur Automatisierung sicher zu stellen, müssen die Arbeitsschritte soweit herunter gebrochen werden, dass sie später DV-technisch umgesetzt werden können.

Im Detail liegen die Probleme der Projekte.

Eine nennenswerte Steigerung der Produktivität und Senkung der Kosten ist ohne eine Optimierung der Unternehmenssoftware nicht möglich.
Deshalb analysieren wir bis auf Arbeitsschritt-Ebene, wie die aktuelle EDV unterstützt (oder auch behindert) und entwickeln EDV-Konzepte (z.B. Einsatz von Workflow-Engines), die auf modernster Technik ein Höchstmaß an Automatisation und Prozesssicherheit gewährleisten und somit die Kosten senken.

Anlagen verdeutlichen die Vorstellung des Kunden

Mehrfachnutzung der Ergebnisse – Zertifizierungsverfahren, usw.

Die in der Datenbank beschriebenen Prozesse können direkt als Basis für verschiedene Textausgaben (z.B. für Zertifizierungsverfahren nach ISO usw. ) verwendet werden. Das System greift direkt auf die Datenbankinhalte zu und erzeugt auf Basis der hinterlegten Reportvorlagen (diese sind DIN-Norm konform) stets die aktuellen Unterlagen.
Weitere Verwendungsmöglichkeiten sind z.B. Anwenderhandbücher, Detailpflichtenhefte und die die Erstellung und Pflege von Arbeitsplatzbeschreibungen.

Verfolgung von Schwachstellen stellt den Erfolg eines Projektes dar!

Dank der direkten Verbindung von Datenbank und Grafik können alle relevanten Informationen zu den Funktionen und Arbeitsschritten sofort während der Workshops hinterlegt werden. Besonders wichtig sind dabei die von den Mitarbeitern beschriebenen Schwachstellen. Sofern sich bereits Lösungen für eine Schwachstelle abzeichnen, können diese ebenfalls skizziert werden. So gehen keine Informationen verloren und sind jederzeit abrufbar.

Abb: Mit html-Ausgaben, direkt aus der Datenbank des Analyse-Werkzeugs erzeugt, werden die täglichen Fortschritte der Prozessanalyse allen Mitarbeitern zugänglich gemacht

HTML-Ausgaben auf Knopfdruck,
direkt aus der Datenbank des Analyse-Werkzeugs.

Eine offene Kommunikation während der Prozessanalyse ist daher entscheidend. Unsere Berater betreiben sie deshalb mit System:
Bereits während der Aufnahme der Prozesse bleibt den Mitarbeitern nichts verborgen. Alles, was die Berater notieren, wird ausschließlich in unserer Software dokumentiert. Nichts bleibt verdeckt, nichts geschieht im verborgenen. Auch die Kollegen, die nicht an den Workshops teilnehmen, werden täglich über den Fortgang der Analyse informiert. Die erhobenen Informationen werden über unser Werkzeug in Form einer html-Ausgabe in das Intranet gestellt, sodass für jeden Berechtigten alle Informationen ständig zugänglich sind.

Das Ergebnis: Eine angstfreie Projekt-Unterstützung durch die Mitarbeiter!

Abb: Mit Html-Ausgaben, direkt aus der Datenbank des Analyse-Werkzeugs erzeugt, werden die täglichen Fortschritte der Prozessanalyse allen Mitarbeitern zugänglich gemacht

Ihre Mitarbeiter sind wichtig!

Die Mitarbeiter können nicht nur die graphische Prozessbeschreibung einsehen, sondern auch sämtliche Informationen, die die Berater hinter die einzelnen Funktionen abgelegt haben. Durch ein einfaches Klicken auf ein entsprechendes Funktionsfeld öffnet sich im html die dahinter liegenden Arbeitsschritt-Beschreibungen, sowie die erfassten Informationsträger
So können auch Mitarbeiter, die nicht bei der Prozessaufnahme mitwirken konnten, die Arbeit kontrollieren und gegebenenfalls weiteren Input liefern.

Abb: Über die Html-Ausgabe lassen sich auch die gescannten und hinterlegten Formulare und Dokumente einsehen.

Selbst die in der Analyse gescannten und in der Datenbank hinterlegten Formulare und Dokumente lassen sich über die html-Ausgabe problemlos einsehen. Somit wird die Prozessaufnahme für alle Beteiligten lückenlos dokumentiert.

Abb: Über die Html-Ausgabe lassen sich auch die gescannten und hinterlegten Formulare und Dokumente einsehen

Zurück