Geschäftsfelder > Treuhänderisches IT-Controlling

Speziell bei IT-Projekten passiert es sehr schnell, dass das unternehmenseigene Controlling fachlich und kapazitätsmäßig überfordert ist. Ursache ist, das das benötigte Fachwissen nur selten in den involvierten Unternehmensteilen vorhanden ist. In solchen Fällen ist treuhänderisches IT Projekt-Controlling besonders sinnvoll, was allerdings nicht bedeutet, dass das unternehmenseigene Controlling nicht benötigt würde. Vielmehr stellt IT Projekt-Controlling eine sinnvolle fachliche Ergänzung und Unterstützung dar, das sehr eng mit dem vorhandenen Controlling kooperiert und zusammen arbeitet.

Was bedeutet IT Projekt-Controlling?

Aufgabe ist es, alle externen und internen Kräfte, die an einem IT-Projekt beteiligt sind, so zu steuern, dass das angestrebte Projektziel permanent im Focus steht. Dies gilt für Projektinhalt, -dauer und –kosten gleichermaßen

„Treuhänderisch“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das Projekt-Controlling von allen beteiligten Institutionen und Personen absolut unabhängig und ausschließlich der Unternehmensleitung unterstellt bzw. verpflichtet ist.

Wahrung der Gesamtinteressen

Es wird sicher gestellt, dass sich im Laufe des Projektes die Interessen einzelner Personen oder Personengruppen/Abteilungen/ Unternehmensbereichen nicht verselbstständigen. Dadurch wird erreicht, dass wesentliche Entscheidungen, die im Projektverlauf zu treffen sind, stets dem Gesamtinteresse folgen, und nicht dem einzelner Interessengruppen/Fraktionen.

Kostenmanagement

Im Laufe eines großen IT-Projekts müssen immer wieder kostenrelevante Entscheidungen getroffen werden. Hier gilt es sicher zu stellen, dass Entscheidungsprozess stets neutral und zielgerichtet ablaufen. (Dies gilt insbesondere für Ausschreibungen, die von Beratungs- oder Softwareunternehmen, aber auch von internen Abteilungen für Software, Hardware, Schulungsmaßnahmen usw. erstellt werden. Hier ist immer die latente Gefahr gegeben, dass Ausschreibungen so gestaltet werden, dass es nur einen Gewinner geben kann und die Ausschreibung nur zum Schein durchgeführt wird)

UBK GmbH stellt sicher, dass sämtliche Ausschreibungen fachgerecht und neutral durchgeführt werden und dass somit die Kosteneinsparungen, die durch eine größere Anzahl von Anbietern entstehen, auch tatsächlich zum Wohle des Auftraggebers realisiert werden.

Ein weiteres Problem ist die kontinuierliche Rechnungsprüfung für im Projekt erbrachte Leistungen. Speziell für die Beantwortung der Frage, ob zusätzlich berechnete Leistungen nicht bereits im Angebotsumfang enthalten waren oder nicht, sind profunde Sachkenntnisse erforderlich. UBK GmbH überprüft bereits vor Erbringung von Beratungsleistungen, ob diese Vertragsgegenstand sind, oder ob sie zusätzlich anfallen. Ferner wird geprüft, ob die geplanten Maßnahmen notwendig und sinnvoll sind und ob die dafür veranschlagten Kosten realistisch und marktkonform angeboten werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass die budgetierten Projektkosten eingehalten werden, bzw. dass eventuelle Kostenüberschreitungen vorab mit der Geschäftsleitung geprüft und freigegeben werden. Somit lassen sich Kostenfallen entschärfen und böse Überraschungen vermeiden.

Zeit- und Qualitätsmanagement

Große IT Projekte können oft mehrere Jahre in Anspruch nehmen. Wechselnde Ansprechpartner auf Seiten der beteiligten Anbieter und Fluktuation im eigenen Hause erschweren es, den Projektfortgang stets unter Kontrolle zu haben. UBK GmbH stellt als unabhängige Instanz sicher, dass das Projekt stets sauber dokumentiert werden, dass fertig gestellte Teilprojekte überprüft und abgenommen werden, ausscheidende Personen ihr Projektwissen übergeben, bevor sie das Projekt verlassen und dass neu ins Projekt kommende Mitarbeiter schnell und effizient eingewiesen werden. Somit wird vermieden, dass Wissenslücken bei Projektbeteiligten und keine Zeitverzögerungen bei personellen Veränderungen entstehen und somit der Projektverlauf negativ beeinträchtigt wird.