 Auswahlprozess zu Präsentationen und während der Präsentation Von Anbieterseite wird häufig angenommen, die Entscheidung für einen Anbieter basiere ausschließlich auf dem Erfüllungsgrad der jeweiligen Softwarelösung. Dem ist nicht so. Um diesem Missverständnis entgegen zu wirken, finden Sie hier eine Erklärung der Schritte zur Entscheidungsfindung für die Präsentationen. Alle Darstellungen sind Beispiele aus Projekten. GrundlagenAuf Basis der eingehenden Angebote wird durch UBK eine Auswertung vorgenommen und dem Kunden präsentiert. Gleichzeitig wird das Ergebnis der Ausschreibung im Internet veröffentlicht, so dass sich jeder Anbieter über die Position seines Angebots informieren kann. AuswertungsdiagrammFür jedes Projekt wird im Internet ein Auswertungsdiagramm veröffentlicht. Die blauen Balken geben den Erfüllungsgrad unter Berücksichtigung der Gewichtung der jeweiligen Anforderung und Module wieder. Die roten Balken zeigen die groben Gesamtkosten in € an.
Fehlen die roten Balken, so fehlen Angaben der Anbieter zu den Kosten. Diese Anbieter werden mit den höchsten abgegebenen Kosten berücksichtigt, damit eine Vergleichbarkeit gegeben ist. Die Chancen dieser Anbieter in die Präsentationsphase zu kommen sind sehr gering, da ein geringes Interesse des Anbieters aus diesem Verhalten abgeleitet wird.
Zusätzlich veröffentlicht UBK die Listen mit den Erfüllungsgraden der einzelnen Softwaremodule jedes Anbieters. Die hier gezeigten Erfüllungsgrade beziehen sich immer nur auf ein bestimmtes Projekt (Geschäftsprozess) und sind nicht allgemeingültig! KundenpräsentationZur Präsentation beim Kunden werden die Angebote aller Anbieter, die an Ausschreibungen teilgenommen haben, durch die UBK je nach Auftrag und Bedarf in sechs Gruppen unterteilt:
A. Weltweite Anbieter
B. Internationale Anbieter
C. Europäische Anbieter
D. Anbieter die überwiegend in D/A/CH aktiv sind
E. Anbieter, die zu klein für dieses Projekt erschienen
F. Anbieter, die die KO Kriterien des Vorabchecks nicht erfüllt haben Die EntscheidungsfindungDie Entscheidung welche Anbieter zur Präsentation eingeladen werden, wird ausschließlich durch den Kunden nach der UBK Methodik getroffen. Dazu wird von den Verantwortlichen zunächst eine Gewichtung der Anforderungskriterien gemäß nachstehender Tabelle vorgenommen (wir zeigen bewußt nicht das Verfahren sondern nur das Ergebnis auf). Nachdem die zu berücksichtigenden Kriterien und deren Gewichtung (in %) durch den Kunden festgelegt wurden, erfolgt die Bewertung für die einzelnen Anbieter. Wir zeigen bewußt nur einige %-Werte, damit Sie daraus nicht ableiten, die Werte sind bei jedem Projekt gleich. Die Anbieter mit der höchsten Punktezahl werden zur Präsentation eingeladen (hier grün dargestellt). Die Anzahl der Bewertungskriterien und deren Gewichtung sind von Projekt zu Projekt unterschiedlich, da sich die Rahmenbedingungen der Kunden unterscheiden. In jedem Falle werden wir in der Zukunft die Alleinstellung des Produktes, die Updatefähigkeit der individuellen Anpassungen, die Softwaretechnologie u.a. Kriterien verstärkt gewichten.
Diese Bewertungskriterien werden Ihnen im Vorfeld jeder Ausschreibung bekannt geben.
Falls Sie sich bei der Beurteilung nicht richtig positioniert fühlen, rufen Sie uns bitte an. Wir stehen jedem Anbieter zum Gespräch zur Verfügung und berücksichtigen mit Sicherheit Ihre Einwände - auch für zukünftige Projekte. Anbieterpräsentation (Präsentationen)Wir garantieren allen Teilnehmern der Ausschreibung, dass
1. an den Präsentationen ausschließlich Teilnehmer aus der Ausschreibung teilnehmen,
2. bei jedem Projekt an den Präsentation mindestens 5 Teilnehmer des Projektes eingeladen werden, dafür steht unser UBK LOGO, 3. das es zu keiner Bevorzugung oder Benachteiligung eines Anbieters kommt.
4. Alle zur Präsentation eingeladenen Anbieter haben die gleiche Möglichkeit, vorher den Kunden zu besuchen, das Unternehmen kennen zu lernen und Einzelheiten abzustimmen.
Die Präsentationen der Anbieter müssen der von UBK festgelegten Tagesordnung hinsichtlich Zeit und Inhalt folgen. Dadurch wird eine Vergleichbarkeit der Präsentationen möglich. Hier sei nochmals auf die Konventionalstrafe hingewiesen. Diese wird fällig, wenn ein Anbieter nachweislich Anforderungen der Ausschreibung falsch beantwortet hat (z.B. Anforderung ist Standard und kann in Präsentation nicht vorgeführt werden). Dieser Anbieter wird zusätzlich vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Präsentations-AgendaDie Agenda basiert auf der Reduktion der Darstellung der Geschäftsprozesse und ist unbedingt einzuhalten. Präsentationsbewertung durch die Mitarbeiter Zur Präsentation erhalten alle Mitarbeiter des Kunden Fragebögen, in denen sich die einzelnen Fachabteilungen die KO-Anforderungen notieren und selbst bewerten. DetailauswertungDie einzelnen Bewrtungskriterien werden nach Oberbegriffen zusammengefasst. Zusammenfassende AuswertungAlle Daten aller Mitarbeiter werden verdichtet: Grafische Darstellung der Mitarbeiterbewertung der PräsentationAuf diese Weise ergibt sich eine Rangfolge der präsentierten Anbieter.
Mit diesem Verfahren sind die Mitarbeiter des Kunden in den Auswahlprozess mit eingebunden. (Bei diesem Projekt wurde eine Präsentation durch UBK GmbH nach zwei Stunden abgebrochen und nicht bewertet Unsere VisionAlle diese Daten werden wir in Kürze im WEB über einen OPAL Würfel auswertbar gestalten, damit Sie selbst Ihre Stärken und Schwächen im Wettbewerb von Projekt zu Projekt erfahren können.
Wenn Sie Wünsche an Auswertungen haben, lassen Sie es uns wissen. Wir werden auch Ihren Wunsch umsetzen.
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